Gestion des voyages : conseils pour mieux gérer les voyages d’affaires

conseils pour mieux gérer les voyages d'affaires

Gestion des voyages d’affaires

La gestion des voyages n’est pas une tâche facile. Il faut savoir gérer les budgets tout en gérant les ressources humaines, et l’équilibre entre ces deux aspects peut être compliqué. D’autant plus lorsque la personne qui exerce ces fonctions n’est pas un spécialiste, mais un assistant de direction ou un membre du personnel administratif. C’est pourquoi nous vous proposons une série de conseils pour vous aider à améliorer votre travail dans la gestion des voyages

Le gestionnaire des voyages, comme son nom l’indique, est la personne responsable de la gestion des voyages d’affaires pour les employés d’une entreprise. Le travail ne se limite pas à faire des réservations d’hôtels, de transports et autres, pour des voyages d’affaires. Ils doivent notamment optimiser les frais d’hôtel et de transport, optimiser les politiques de déplacement et assurer la conformité des employés, développer des indicateurs de performance, gérer les réunions et les événements, améliorer l’expérience de déplacement des employés et même répondre aux besoins en matière de sécurité et de prévention.

Conseils pour mieux gérer les voyages d’affaires

1- L’importance de la négociation

Une partie importante du travail du Travel Manager consiste à négocier avec les prestataires. Cela peut sans aucun doute affecter les dépenses liées aux voyages d’affaires, mais cela a également un impact important sur la satisfaction des voyageurs, les conditions environnementales sur le lieu de travail, etc.

Disposer de la meilleure information est essentiel dans toute négociation et encore plus ici. Réussir à obtenir un taux très bas ne signifie pas toujours une économie pour l’entreprise ; en fait, cela pourrait même signifier l’inverse. Si le taux est réduit au détriment d’autres facteurs, tels que des services supplémentaires, ces services peuvent devoir être loués séparément, ce qui signifie une dépense supplémentaire qui pourrait être plus élevée que l’économie de taux initiale. Cela s’applique par exemple aux connexions Internet, à la nourriture et/ou aux boissons incluses avec l’hôtel, même aux hôtels ou aux aéroports éloignés du lieu de réunion, ce qui impliquerait un transport supplémentaire.

2- Avoir une bonne attitude

Ne perdez jamais de vue que la gestion des voyages a un impact énorme sur la vie des employés qui voyagent, tant au niveau professionnel que personnel. Par conséquent, il est fréquent que les tensions augmentent de temps à autre. Avoir une bonne attitude, être empathique et agréable facilitera grandement la vie quotidienne du directeur des voyages d’affaires d’une entreprise.

Même lorsque vous négociez avec les fournisseurs, une attitude positive et chaleureuse, au-delà des simples exigences des relations d’affaires, peut être très bénéfique. En fin de compte, les prestataires sont, ou peuvent devenir, des alliés du Travel Manager, et ils peuvent contribuer à une meilleure gestion.

3- Formation continue

Les voyages d’affaires sont un secteur en constante évolution. Il y a de nouvelles tendances, de nouveaux outils pour les entreprises pour faire des économies sur la gestion des voyages d’affaires, de nouvelles exigences…. Ce qui fonctionne aujourd’hui peut être en retard sur ce qui fonctionnera demain, et il est bien connu que des processus dépassés sont très souvent la cause de coûts plus élevés, de ressources plus importantes et d’efficacité moindre.

Cela signifie qu’il est vital de travailler sur la formation, de ne pas tout prendre pour acquis, d’être à l’affût des développements du secteur, etc.